在美国如何办理领事认证

中国和美国之间的经贸文化往来日益深入，中美双方人员文化经济交往随之越来越多。美国的文书拿到中国使用的频率也成倍增加。美国文书要在中国有效使用，就必须首先办理中国驻美使领馆认证。

　    领事认证简介

　　根据国际惯例和中国领事实践，办理领事认证的目的是使一国出具的公证书等能在另一国境内被相关部门承认并且具有法律效力，不致因怀疑文书上的印章和签字是否属实而影响文书的法律效力。

　　驻美大使馆（总领事馆）可以为由美国有关机构出具，并经美国务院或各州州务卿认证的、拟送往中国使用的公证书或者其他证明文书等办理领事认证。

　　送往中国香港、澳门地区使用的有关文书，无需办理领事认证。有关文书在美国当地公证员（Notary Public）公证，并经有关州务卿或美国国务院认证办公室（Authentication Office）确认（Apostilled）后，即可在香港、澳门使用。

　　领事认证须知

　　一、申请条件

　　需认证的文书应符合以下条件：

　　（一）文书已经美国国务院或州务卿（Secretary of the State）认证办公室认证；

　　（二）文书真实、合法，没有明显违反中国法律或可能损害中国国家及社会公共利益的内容。

　　（三）申请认证的文书在两页以上的，应装订成册，不易被拆换。应采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等，以保证文书的完整性。

        二、认证程序

　　（一）有关文书在认证前，应当首先由当地公证员（Notary Public）办理公证或由有权机关出具“核证副本”（Certified Copy）；

　　（二）所在州州务卿认证（部分州要求先向County Clerk申请认证，再由州务卿认证）；

　　（三）驻美使馆所在领区还需送美国国务院认证办公室认证；  

        三、提交材料

　　（一）逐项填妥的《公证、认证申请表》一份。

　　（二）拟认证的文书原件及复印件一份。

　　（三）本人有效护照原件及带照片资料页复印件或其他有效身份证件复印件。

　　（四）代理人代为申请的，应提交代理人有效身份证件和当事人有效身份证件复印件。

　　（五）如办理公司营业执照文件认证，还应提交公司法人代表的护照或驾照复印件及能证明公司法人代表身份的公司文件。

        四、办理方式

　　（一）当事人本人或委托他人递交并领取认证申请。

　　（二）无需提前预约。

　　（三）如有需要，当事人须根据大使馆（或总领事馆）通知前往面谈。

        五、受理时间

　　（一）正常办理：4个工作日。因补充证明材料、向国内请示核实情况、不可抗力等原因所需时间不计算在上述期限内。

　　（二）加急服务：第2或第3个工作日取证。

　　（三）特急服务：当日取证（请在上午12：00前提交申请）。

        六、取证

　　认证书出具后，可凭取证单按取证日期到大使馆或总领事馆缴纳费用并领取认证书。逾期6个月不取，大使馆或总领事馆将销毁处理，由此产生的责任由申请人自行负责。

　　接受现金支票（Money Order、Cashier's Check）、公司支票、Mastercard或Visa Card信用卡，不接受现金和个人支票。支票抬头请写：Chinese Embassy。

        七、注意事项

　　（一）根据国内有关部门规定，用于结婚登记的无配偶声明或证明，自出证之日起6个月内有效。因此，上述公证自出证之日起超过6个月的，当事人需重新办理公证认证。

　　（二）用于来华收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书自公证之日起至申请收养登记之日止（不含中国收养中心审理时间），超过6个月的不予认证。

　　（三）送大使馆或总领事馆认证的文件，领事官员将进行审核。如发现任何问题，如程序不完整、格式不规范、含不合法内容、文件有涂改、拆换等，该文件的认证申请将不被受理。

　　（四）领事官员有权要求申请人提供与认证事项有关的其他材料。

　　（五）经使领馆认证过的文书，不得任意拆装或涂改。因申请人自行拆装或涂改文件引起的问题及相关法律责任，由当事人承担。

　　认证常见问题

　　一、送往中国使用的文书必须办理领事认证吗？

　　领事认证制度是世界各国为了相互便利文书往来而在外交领事实践中逐渐形成的国际惯例。国际交往的发展伴随着各类文书在世界各国间的大量流动，但各国关于出具公证书、商业证明等的形式和要求却不尽相同。领事认证制度通过一环扣一环的连锁认证方式，由一国驻外外交或领事机构确认最后环节的印章和签字属实，使相关文书能为该国国内有关部门和机构接受，不致因有关机构怀疑文书本身的真实性而影响其在当地的使用，从而涉外文书能够在各国间顺利流转和使用。

　　为使送至中国使用的文书被中国有关部门和机构顺利接受，建议有关文书一般应在中国驻外使领馆办理领事认证。但有关文书是否会被真正采纳还要取决于文书本身的内容记载是否符合有关部门要求。“文书内容由出文机构负责”，而不是由领事认证来保证和负责。

　　二、是否可以只办理中国驻外使领馆的领事认证，而不办理驻在国外交部或认证机构的认证？

　　首先，中国驻外使领馆通常只能确认驻在国外交部或认证机构的印章和签署。其次，中国驻外使领馆一般没有驻在国公证或商业文书出证机构的印章和签字备案，无法核实文书真伪。因此，有关文书应当先在驻在国外交部或认证机构进行认证，再到中国驻外使领馆办理领事认证。

　　三、中国国内出具的公证书、商业证明等，如何办理领事认证？

　　中国国内出具的涉外公证书或者商业文书在送往国外使用前，应当先办理中国外交部领事司或被授权地方外办的领事认证，再根据文书使用国和其驻华使领馆要求，办理该国驻华使领馆的领事认证（也叫“双认证”）；或者也可能无需办理该国驻华使领馆的领事认证，文书使用国即可接受该文书（也叫“单认证”）。

　　中国外交部及有关驻华使领馆办理领事认证的具体要求，可参见中国外交部公众信息网（www.mfa.gov.cn)中的“领事服务”专栏。

　　四、国内出具的公证书等已带到国外，但未办理认证，是否可以向中国驻外使领馆申办领事认证？

　　中国驻外使领馆没有国内涉外公证处或商业文书出证机构的签字和印章备案，不便核实文书真伪，因此不受理国内出具的涉外公证书或商业证明的领事认证申请。当事人应将文书送回国内，按程序办理外交部领事司或被授权地方外办的领事认证，及文书使用国驻华使领馆的领事认证。当事人不便回国的，可以委托他人（国内亲友、律师等）代理有关手续。

  美国国务院及各州认证办公室联系方式 

　美国国务院认证办公室

　　Mailing Address:

　　U.S.Department of State

　　Authentications Office

　　518 23rd Street, N.W. SA-1

　　Washington, D.C. 20520

　　Walk-in (Counter Service):

　　Authentications Office

　　 Columbia Plaza Store Front

　　518 23rd Street, N.W.

　　Washington, DC 20520

　　Tel: 202-647-5002

　　　  1-800-688-9889 (Option #6).

　　http://www.state.gov/m/a/auth/

　各州认证办公室

　　Alabama

　　11 S. Union St., Ste. 200

　　Montgomery,AL 36104

　　334-242-5325

　　http://www.sos.alabama.gov/AdminServices/Authentications.aspx

　　Alaska

　　240 Main Street, Room 301

　　Juneau, Alaska 99801

　　907-465-3509

　　907-465-5400 (fax)

　　Arizona

　　CapitolExecutive Tower,7th Floor

　　1700 West Washington Street

　　Phoenix, AZ 85007-2888

　　602-542-6187

　　800-458-5842

　　http://www.azsos.gov/business_services/notary/Apostille.htm

　　Arkansas

　　1401 West Capitol, Ste., 250

　　Little Rock, AR 72201

　　Elections Division: 1-800-482-1127 Corporations Divisions: 1-888-233-0325

　　http://www.sos.arkansas.gov/corp_ucc_authentication_docs.html

　　California

　　1500 11th Street, 2nd Floor

　　Sacramento, CA 95814

　　916-653-3595

　　http://www.sos.ca.gov/business/notary/notary_authentication.htm

　　Colorado

　　1700 Broadway, Suite 270

　　Denver, CO 80290

　　303-894-2200

　　303-869-4871 (fax)

　　http://www.sos.state.co.us/pubs/bingo_raffles/main.htm

　　Connecticut

　　30 Trinity St.

　　Hartford, CT 06106

　　860-509-6135

　　860- 509-6002

　　http://www.sots.ct.gov/#orders

　　Delaware

　　401 Federal St., Suite 3

　　Dover, DE 19901

　　302-739-4111

　　http://sos.delaware.gov/nporg.shtml

　　District of Columbia

　　441 4th Street, NW, Room 810S,

　　Washington, DC 20001

　　202- 727-3117

　　202-727-3582

　　http://os.dc.gov/os/cwp/view,a,1207,q,522462.asp#document

　　Florida

　　CliftonBuilding, 2661 Executive Center Circle

　　Tallahassee, FL 32301

　　850-245-6945

　　http://notaries.dos.state.fl.us/

　　Georgia

　　2 Martin Luther King Jr. Drive SE,Suite 1104

　　WestTower,Atlanta, Georgia30334

　　404-656-2871

　　404-651-9531 (fax)

　　http://www.sos.state.ga.us/administration/notary.htm

　　Hawaii

　　State Capitol, 5th Floor

　　Honolulu, Hawaii 96813

　　808-586-0255

　　http://hawaii.gov/ltgov/office/apostilles/

　　Idaho

　　450 N 4th Street

　　Boise,ID83720

　　208- 332-2810

　　http://www.idsos.state.id.us/notary/apostill.htm

　　Illinois

　　111 E. Monroe

　　Springfield, Illinois 62756

　　217-558-2972

　　http://www.cyberdriveillinois.com/departments/index/notary/home.html

　　Indiana

　　302 W. Washington Street, Room E-018,

　　Indianapolis, IN 46204

　　317-232-2677

　　http://www.in.gov/sos/business/apostille/

　　Iowa

　　LucasBuilding,First Floor, Public Service

　　Des Moines, IA 50319

　　515-281-5204

　　http://www.sos.state.ia.us

　　Kansas

　　Memorial Hall, 1st Floor

　　120 SW 10th Avenue

　　Topeka, KS 66612-1594

　　785-296-4564

　　http://www.kssos.org/business/notary_public/certifications.html

　　Kentucky

　　700 Capital Avenue, Suite 156

　　Frankfort, KY 40601

　　502-564-7330

　　502-564-4075

　　http://sos.ky.gov/adminservices/apostilles.htm

　　Louisiana

　　8549 United Plaza Boulevard

　　Baton Rouge, LA 70809

　　225-922-0330

　　http://www.sos.louisiana.gov/tabid/134/Default.aspx

　　Maine

　　111 Sewall Street,4th Floor

　　Augusta, ME 04330

　　207-624-7736

　　http://www.maine.gov/sos/cec/notary/apostilles.html

　　Maryland

　　16 Francis Street, Jeffrey Building,1st Floor

　　AnnapolisMD 21401

　　410-974-5521

　　http://www.sos.state.md.us/Certifications/certifications.htm

　　Massachusetts

　　McCormackBuilding, Room 1719,One Ashburton Place

　　Boston, MA 02108

　　617-727-2832

　　http://www.state.ma.us/sec/pre/precom/comidx.htm

　　Michigan

　　7064 Crowner Boulevard

　　Lansing, MI 48918

　　517-335-8656

　　http://www.michigan.gov/sos/1,1607,7-127-1638_8734---,00.html

　　Minnesota

　　60 Empire Drive, Suite 100

　　Saint Paul, MN 55103-2141

　　651-296-2803

　　1-877-551-6767

　　http://www.sos.state.mn.us/home/index.asp?page=97

　　Mississippi

　　700 North Street

　　Jackson, MS 39202

　　800-256-3494

　　601-359-1615

　　http://www.sos.state.ms.us/busserv/notaries/notaries%20and%20apostilles.asp

　　Missouri

　　600 West Main, Room 322

　　Jefferson City, MO 65101

　　573-751-2783

　　http://www.sos.mo.gov/business/commissions/certify.asp

　　Montana

　　1301 Sixth Avenue

　　Helena,MT 59601

　　406-444-1877

　　http://sos.mt.gov/Notary/Certifications.asp

　　Nebraska

　　State Capitol Bldg.,Rm.1301

　　1445 K Street

　　Lincoln, NE 68508

　　402-471-2558

　　http://www.sos.state.ne.us/business/notary/not_auth.html

　　Nevada

　　101 North Carson St., Suite 3

　　Carson City, NV. 89701

　　775-684-5708

　　http://sos.state.nv.us/business/apostille/index.asp

　　New Hampshire

　　State House, Room 204

　　Concord, N.H. 03301

　　603-271-3242

　　Fax: 603-271-6316

　　http://www.sos.nh.gov/certific.htm

　　New Jersey

　　225 West State Street, 3rd Floor

　　Trenton, NJ 08608-1001

　　609-292-9292

　　http://www.state.nj.us/treasury/revenue/dcr/programs/notary.html

　　New Mexico

　　State Capitol North Annex, Suite 300

　　Santa Fe, New Mexico 87503

　　800-477-3632

　　http://www.sos.state.nm.us/index.asp

　　New York

　　One Commerce Plaza

　　99 Washington Avenue

　　Albany, NY 12231

　　518-474-8642

　　or

　　123 William Street, 19th Floor

　　New York, NY 10038

　　212-417-5684

　　http://www.dos.state.ny.us/CORP/msrfaq.html

　　North Carolina

　　2South Salisbury St

　　Raleigh,NC 27601-2903

　　919-807-2140

　　http://www.secretary.state.nc.us/authen

　　North Dakota

　　600 E Boulevard Ave., Dept 108

　　Bismarck, ND 58505

　　701-328-2900

　　http://www.nd.gov/sos/notaryserv/certifications.html

　　Ohio

　　Continental Plaza

　　180 E. Broad St., 15th fl.

　　Columbus, OH 43215

　　614-466-2585

　　http://www.sos.state.oh.us/SOS/ElectionsVoter/documentAuthen.aspx

　　Oklahoma

　　2300 N. Lincoln Boulevard, Ste. 101

　　Oklahoma City, OK 73105-4897

　　405-522-8604

　　http://www.sos.state.ok.us

　　Oregon

　　255 Capitol St. NE,Suite 151

　　Salem, OR 97310-1327

　　503-986-2593

　　http://www.filinginoregon.com/notary/index.htm

　　Pennsylvania

　　NorthOffice Building,Room 210

　　Harrisburg, PA 17120

　　717-787-5280

　　http://www.dos.state.pa.us/bcel/site/default.asp

　　Rhode Island

　　148 W. River Street

　　Providence, RI 02904-2615

　　401-222-2811

　　401-222-3040

　　http://www.sec.state.ri.us/corps/apostille/authen.html/document_view

　　South Carolina

　　Edgar Brown Building

　　1205 Pendleton Street,Suite 525

　　Columbia, SC 29201

　　803-734-2512

　　803-734-2119

　　http://www.scsos.com/notariesbc.htm

　　South Dakota

　　PierreSD 57501-5070.

　　605-773-3537

　　http://www.sdsos.gov/adminservices/apostilles.shtm

　　Tennessee

　　Nashville, TN 37243

　　615-741-3699

　　http://www.state.tn.us/sos/bus_svc/apostilles.htm

　　Texas

　　1019 Brazos, B-13

　　Austin, TX 78701

　　512-463-5705

　　http://www.sos.state.tx.us/authinfo.shtml

　　Utah

　　Utah State Capitol Complex,Suite220

　　Salt Lake City, UT 84114

　　801-538-1041

　　http://governor.state.ut.us/authentications/default.htm

　　Vermont

　　26 Terrace Street

　　Montpelier, Vermont 05609

　　802-828-2308

　　http://vermont-archives.org/notary/guide/Notary5.htm

　　Virginia

　　1111 East Broad Street, 4th Floor

　　Richmond, Virginia 23219

　　804-786-2441

　　http://www.soc.state.va.us

　　Washington

　　801 Capitol WaySouth

　　Olympia, WA 98504-0228

　　360-586-2268

　　360-586-7524

　　http://www.secstate.wa.gov/apostilles

　　West Virginia

　　Bldg. 1, Suite 157-K

　　1900 Kanawha Blvd.East

　　Charleston, WV 25305-0770

　　304-558-6000

　　http://www.wvsos.com/execrecords/other/authentication.htm

　　Wisconsin

　　30 W. Mifflin St., 10th Floor

　　Madison, WI 53703

　　608-266-5503

　　http://www.sos.state.wi.us/apostilles.htm

　　Wyoming

　　The Capitol Building

　　200 West 24th Street

　　Cheyenne, Wyoming 82002-0020

　　307-777-5346

　　307-777-7640

　　http://soswy.state.wy.us/authenti/authenti.htm

　　American Samoa

　　Pago Pago, AS 96799

　　011-684-633-4116

　　http://www.amsamoa.com

　　Puerto Rico (Commonwealth of)

　　San Juan, PR 00919-0860

　　787-763-8816

　　http://www.lexjuris.com/lexnotaria.htm

　　U.S. Virgin Islands

　　Office of the Lieutenant Governor

　　7 & 8 King St.

　　Christiansted, St. Croix, USVI 00802

　　340-774-2991

　　http://www.ltg.gov.vi/Departments/Administration/index.html

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